Colaboración y Compartición

Comparte tu trabajo de forma segura con miembros del equipo, partes interesadas y socios externos con controles de permisos granulares.

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Compartición con Miembros del Equipo

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Compartición a Nivel de Espacio de Trabajo

Invita personas a tu espacio de trabajo completo: Recibirán una invitación por correo electrónico. Una vez aceptada, tienen acceso a todo el contenido que permitas según su rol.

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Compartición a Nivel de Box

Comparte boxes específicos con control granular: Esta es la forma principal de compartir contenido en BrainBox. Puedes compartir boxes específicos con diferentes personas sin dar acceso al espacio de trabajo completo.

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Acceso Basado en Roles

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Roles del Espacio de Trabajo

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Eligiendo el Rol Correcto

Propietario es el rol para tu líder del espacio de trabajo o dueño del proyecto. Se requiere al menos un Propietario por espacio de trabajo, y no pueden ser removidos sin transferir la propiedad primero. Pueden hacer todo. Propietarios son líderes del espacio de trabajo y dueños de proyecto. Se requiere al menos 1. No puede ser removido sin transferencia. Administrador funciona bien para co-líderes y miembros senior del equipo. Tienen los mismos permisos que Propietario, pueden ser removidos en cualquier momento, y son perfectos para escenarios de liderazgo compartido. Administradores son co-líderes y miembros senior con mismos permisos que Propietario y bueno para liderazgo compartido. Editor es tu rol para contribuyentes activos del equipo. Pueden crear y modificar contenido pero no pueden invitar personas ni cambiar permisos. Esto los hace perfectos para usuarios diarios que necesitan hacer trabajo real pero no deberían gestionar acceso. Editores son contribuyentes activos del equipo que pueden crear y modificar contenido y perfectos para usuarios diarios. Visor está diseñado para partes interesadas, auditores y cualquiera que necesite acceso de solo lectura. Pueden ver contenido e incluso hacer preguntas de IA pero no pueden cargar ni modificar nada. Usa esto para roles de supervisión y revisión.

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Gestión de Colaboradores

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Cambiando el Rol de Alguien

1. Ve a Configuración del Espacio → “Miembros”
2. Encuentra a la persona en la lista
3. Haz clic en su rol actual
4. Selecciona el nuevo rol del desplegable
5. Los cambios se aplican inmediatamente

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Removiendo Acceso

1. En la lista de Miembros, encuentra a la persona
2. Haz clic en “Remover” o el icono de papelera
3. Confirma la remoción
4. Pierden acceso inmediatamente
5. Los archivos que crearon permanecen (el espacio de trabajo los posee)

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Gestión de Invitaciones

Enviando Invitaciones Puedes invitar a múltiples personas a la vez separando correos con comas o saltos de línea. Personaliza la invitación si es posible e incluye el propósito o contexto para que los receptores sepan por qué están siendo agregados. Expiración de Invitación Las invitaciones permanecen válidas por 7 días. Si alguien no acepta dentro de esa ventana, necesitarás reenviar la invitación. Algunos planes ofrecen recordatorios automáticos por correo electrónico. Rastreando Estado Las invitaciones pasan por tres estados: Pendiente significa que la invitación fue enviada y estás esperando aceptación. Activo indica que el miembro aceptó y ahora tiene acceso. Expirado muestra que pasaron 7 días sin aceptación y necesitas reenviar.

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Compartición Pública

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Creando Enlaces Públicos

Comparte boxes o archivos con cualquiera, sin necesidad de iniciar sesión:

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Usando Enlaces Públicos

Para Visores:

• Haz clic en enlace para acceder (inicio de sesión requerido)
• Ve contenido del box y archivos
• Puede hacer preguntas de IA en chat
• Acceso de solo lectura (no puede modificar)

Quién Debe Obtener Enlaces:

• Clientes (actualizaciones de proyecto)
• Partes interesadas (reportes/resúmenes)
• Audiencias internas (compartición de información)
• Socios externos (entregables)

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Gestión de Enlaces Públicos

Ver Enlaces Activos

1. Abre configuración de compartición del box
2. Ve todos los enlaces públicos activos
3. Cada uno muestra:
   • La URL del enlace
   • Fecha de creación
   • Conteo de acceso (opcional)

Copiar Enlace Nuevamente

1. Encuentra el enlace
2. Haz clic en “Copiar”
3. Usa el mismo enlace repetidamente

Cambiar Configuración de Enlace

• Algunas opciones pueden permitir editar permisos
• Configura expiración si está disponible
• Ve estadísticas de acceso

Deshabilitar Enlace Público

1. En sección de enlace público
2. Haz clic en “Deshabilitar” o “Remover”
3. El enlace ya no funciona
4. Los visores previos pierden acceso
5. Puedes crear nuevo enlace en cualquier momento

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Seguridad de Enlace Público

Mantén Enlace Privado

• El enlace es esencialmente una contraseña
• No publiques en redes sociales públicas
• Comparte directamente con personas destinadas

Protección de Enlace

• No puede ser “adivinado” (usa tokens aleatorios)
• La misma fortaleza de enlace que contraseñas seguras
• Puedes cambiar permisos en cualquier momento

Revocando Acceso

• Deshabilita enlace inmediatamente si está comprometido
• Crea nuevo enlace para usuarios legítimos
• Monitorea acceso si estás preocupado

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Mejores Prácticas de Colaboración

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Planificando Acceso

Antes de compartir cualquier cosa, tómate un momento para aclarar tus necesidades:

• ¿Quién necesita acceso?
• ¿Qué contenido específico deben ver?
• ¿Qué NO deben ver?
• ¿Cuánto tiempo lo necesitarán?

Una vez que hayas respondido esas preguntas, elige el método correcto:

• Miembros del equipo a largo plazo → Invítales al espacio de trabajo
• Acceso temporal de proyecto → Comparte un box específico
• Audiencias generales → Usa un enlace público
• Socios externos → Usa compartición a nivel de box para controlar exactamente qué pueden acceder

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Comunicación

La documentación clara previene confusión. Documenta quién tiene acceso y por qué, mantén tu lista de acceso actual, y comunica cambios a tu equipo cuando los permisos cambien. Cuando invites personas, diles que han sido invitadas (más allá del correo automático). Incluye el propósito en la invitación para que entiendan el contexto. Explica qué pueden hacer con su nivel de acceso. Para configuraciones complejas, proporciona orientación de incorporación.

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Principios de Seguridad

Acceso Mínimo significa dar solo los permisos que la gente realmente necesita. No hagas a todos Administradores solo porque es más fácil. Usa Visor para roles de solo lectura y solo escala permisos cuando sea absolutamente necesario. Revisiones Regulares mantienen tu seguridad ajustada:

• Mensualmente: Verifica quién tiene acceso a qué
• Trimestralmente: Remueve miembros inactivos que ya no lo necesitan
• Anualmente: Audita tu estructura de acceso completa
• Críticamente: Cuando alguien se va de tu organización, remóvelos inmediatamente—no esperes

Contenido Sensible requiere cuidado extra:

• Limita incluso acceso de Visor para material confidencial
• Considera usar espacios de trabajo separados para datos altamente restringidos
• Deshabilita enlaces públicos para contenido sensible
• Rastrea quién accede información de alto riesgo

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Escenarios de Compartición Avanzada

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Configuración de Agencia Multi-Cliente

Escenario: Eres una agencia gestionando diferentes clientes, cada uno con necesidades de acceso diferentes. Estructura: Crea un espacio de trabajo principal llamado “Agencia”. Adentro, crea un box separado para cada cliente. Comparte cada box de cliente con solo ese cliente específico usando el rol Visor. Mantén un box de estrategia interno completamente privado para los ojos del equipo. Beneficios:

• Clientes ven solo su contenido, nunca viendo trabajo para otros clientes
• Es fácil agregar nuevos clientes o remover antiguos
• La separación del trabajo es cristal clara
• El setup completo se ve profesional y organizado

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Compartición de Departamento

Escenario: Necesitas acceso específico de departamento dentro de tu empresa. Estructura: Configura un espacio de trabajo principal con tu nombre de empresa. Crea boxes separados para cada departamento—Marketing, Ingeniería, Ventas, etc. Comparte cada box de departamento con los miembros del equipo relevantes. Usa el rol Editor para contribuyentes activos y ten el Propietario o Administrador manteniendo supervisión en todos los departamentos. Beneficios:

• Departamentos permanecen organizados en sus propios espacios
• La colaboración es fácil dentro de cada equipo
• Límites entre departamentos son claros
• Acceso está controlado pero no restrictivo

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Documentación Pública

Escenario: Comparte documentación de producto, guías, artículos de ayuda públicamente Estructura:

• Crea box público con documentación
• Genera enlace público
• Comparte enlace ampliamente
• Sin inicio de sesión requerido para visores
• Docs siempre actualizados

Beneficios:

• Reduce tickets de soporte
• Auto-servicio para usuarios
• Apariencia profesional
• Fácilmente actualizado

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¿Listo para colaborar? Comienza invitando miembros del equipo o crea un enlace público. Para preguntas de permisos, ve Cuenta y Espacios de Trabajo.