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Comparte tu trabajo de forma segura con miembros del equipo, partes interesadas y socios externos con controles de permisos granulares.

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Compartición con Miembros del Equipo

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Compartición a Nivel de Espacio de Trabajo

Invita personas a tu espacio de trabajo completo:
1

Abre Configuración del Espacio

Haz clic en el desplegable del nombre del espacio → “Configuración” o “Miembros”
2

Haz Clic en Invitar

Encuentra el botón “Invitar Miembros” o “Agregar Personas”
3

Ingresa Correo

Escribe la dirección de correo del miembro del equipo (uno o múltiples)
4

Elige Rol

Selecciona: Propietario, Administrador, Editor o Visor
5

Enviar

Haz clic en “Enviar Invitación”
Recibirán una invitación por correo electrónico. Una vez aceptada, tienen acceso a todo el contenido que permitas según su rol.

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Compartición a Nivel de Box

Comparte boxes específicos con control granular:
1

Abre el Box

Haz clic en el box que deseas compartir
2

Haz Clic en Compartir

Encuentra el botón “Compartir” o el icono de configuración
3

Agrega Colaboradores

Haz clic en “Agregar Personas” o “Invitar”
4

Ingresa Correo

Escribe la dirección de correo de la persona
5

Elige Rol

Selecciona su nivel de permiso
6

Invita

Haz clic en “Enviar Invitación”
Esta es la forma principal de compartir contenido en BrainBox. Puedes compartir boxes específicos con diferentes personas sin dar acceso al espacio de trabajo completo.
Modelo de Compartición: BrainBox usa compartición por-box (no por-archivo). Comparte boxes completos con personas específicas basado en lo que necesitan acceder.

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Acceso Basado en Roles

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Roles del Espacio de Trabajo

PermisoPropietarioAdministradorEditorVisor
Ver archivos✅✅✅✅
Cargar archivos✅✅✅❌
Editar contenido✅✅✅❌
Crear boxes✅✅✅❌
Invitar miembros✅✅❌❌
Cambiar permisos✅✅❌❌
Eliminar boxes✅✅❌❌
Gestionar configuración✅✅❌❌

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Eligiendo el Rol Correcto

    ┌─────────────────────────────────────────────┐
    │      ELIGIENDO EL ROL CORRECTO              │
    ├─────────────────────────────────────────────┤
    │                                             │
    │  👑 PROPIETARIO                             │
    │     └─ Líder del espacio de trabajo         │
    │     └─ Se requiere al menos 1               │
    │     └─ No puede ser removido sin transferir │
    │                                             │
    │  🛡️  ADMINISTRADOR                          │
    │     └─ Co-líderes, miembros senior          │
    │     └─ Mismos permisos que Propietario      │
    │     └─ Bueno para liderazgo compartido      │
    │                                             │
    │  ✏️  EDITOR                                 │
    │     └─ Contribuyentes activos del equipo    │
    │     └─ Puede crear y modificar contenido    │
    │     └─ Perfecto para usuarios diarios       │
    │                                             │
    │  👁️  VISOR                                  │
    │     └─ Partes interesadas, auditores        │
    │     └─ Acceso de solo lectura               │
    │     └─ Para roles de supervisión/revisión   │
    │                                             │
    └─────────────────────────────────────────────┘
El rol Propietario es para tu líder del espacio de trabajo o dueño del proyecto. Se requiere al menos un Propietario por espacio de trabajo, y no pueden ser removidos sin transferir la propiedad primero. Pueden hacer todo. Administrador funciona bien para co-líderes y miembros senior del equipo. Tienen los mismos permisos que Propietario, pueden ser removidos en cualquier momento, y son perfectos para escenarios de liderazgo compartido. Editor es tu rol para contribuyentes activos del equipo. Pueden crear y modificar contenido pero no pueden invitar personas ni cambiar permisos. Esto los hace perfectos para usuarios diarios que necesitan hacer trabajo real pero no deberían gestionar acceso. Visor está diseñado para partes interesadas, auditores y cualquiera que necesite acceso de solo lectura. Pueden ver contenido e incluso hacer preguntas de IA pero no pueden cargar ni modificar nada. Usa esto para roles de supervisión y revisión.

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Gestión de Colaboradores

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Cambiando el Rol de Alguien

  1. Ve a Configuración del Espacio → “Miembros”
  2. Encuentra a la persona en la lista
  3. Haz clic en su rol actual
  4. Selecciona el nuevo rol del desplegable
  5. Los cambios se aplican inmediatamente

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Removiendo Acceso

Remover a alguien de un espacio de trabajo revoca todo su acceso inmediatamente. Pueden ser reinvitados después.
  1. En la lista de Miembros, encuentra a la persona
  2. Haz clic en “Remover” o el icono de papelera
  3. Confirma la remoción
  4. Pierden acceso inmediatamente
  5. Los archivos que crearon permanecen (el espacio de trabajo los posee)

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Gestión de Invitaciones

    ┌────────────────────────────────────────┐
    │    CICLO DE VIDA DE INVITACIÓN         │
    ├────────────────────────────────────────┤
    │                                        │
    │  📧 Enviado → ⏳ Pendiente (7 días)   │
    │           ↓                            │
    │           ├──► ✅ Activo (aceptado)    │
    │           │                            │
    │           └──► ⏰ Expirado (reenviar) │
    │                                        │
    └────────────────────────────────────────┘
Enviando Invitaciones Puedes invitar a múltiples personas a la vez separando correos con comas o saltos de línea. Personaliza la invitación si es posible e incluye el propósito o contexto para que los receptores sepan por qué están siendo agregados. Expiración de Invitación Las invitaciones permanecen válidas por 7 días. Si alguien no acepta dentro de esa ventana, necesitarás reenviar la invitación. Algunos planes ofrecen recordatorios automáticos por correo electrónico. Rastreando Estado Las invitaciones pasan por tres estados: Pendiente significa que la invitación fue enviada y estás esperando aceptación. Activo indica que el miembro aceptó y ahora tiene acceso. Expirado muestra que pasaron 7 días sin aceptación y necesitas reenviar.

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Compartición Pública

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Creando Enlaces Públicos

Comparte boxes o archivos con cualquiera, sin necesidad de iniciar sesión:
1

Abre Box o Archivo

Navega a lo que deseas compartir
2

Haz Clic en Compartir

Encuentra el botón “Compartir” o menú
3

Haz Clic en Enlace Público

Encuentra “Crear Enlace Público” o “Compartición Pública”
4

Copia Enlace

Aparece una URL compartible (ej: brainbox.com/share/xyz789)
5

Comparte

Envía enlace por correo, chat, redes sociales, etc.

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Usando Enlaces Públicos

Para Visores:
  • Haz clic en enlace para acceder (inicio de sesión requerido)
  • Ve contenido del box y archivos
  • Puede hacer preguntas de IA en chat
  • Acceso de solo lectura (no puede modificar)
Quién Debe Obtener Enlaces:
  • Clientes (actualizaciones de proyecto)
  • Partes interesadas (reportes/resúmenes)
  • Audiencias internas (compartición de información)
  • Socios externos (entregables)
Los enlaces públicos requieren inicio de sesión en BrainBox para el visor. Proporcionan acceso de solo lectura a boxes específicos.

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Gestión de Enlaces Públicos

Ver Enlaces Activos
  1. Abre configuración de compartición del box
  2. Ve todos los enlaces públicos activos
  3. Cada uno muestra:
    • La URL del enlace
    • Fecha de creación
    • Conteo de acceso (opcional)
Copiar Enlace Nuevamente
  1. Encuentra el enlace
  2. Haz clic en “Copiar”
  3. Usa el mismo enlace repetidamente
Cambiar Configuración de Enlace
  • Algunas opciones pueden permitir editar permisos
  • Configura expiración si está disponible
  • Ve estadísticas de acceso
Deshabilitar Enlace Público
Cuando deshabilitas un enlace público, todas las personas con ese enlace pierden acceso inmediatamente.
  1. En sección de enlace público
  2. Haz clic en “Deshabilitar” o “Remover”
  3. El enlace ya no funciona
  4. Los visores previos pierden acceso
  5. Puedes crear nuevo enlace en cualquier momento

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Seguridad de Enlace Público

Mantén Enlace Privado
  • El enlace es esencialmente una contraseña
  • No publiques en redes sociales públicas
  • Comparte directamente con personas destinadas
Protección de Enlace
  • No puede ser “adivinado” (usa tokens aleatorios)
  • La misma fortaleza de enlace que contraseñas seguras
  • Puedes cambiar permisos en cualquier momento
Revocando Acceso
  • Deshabilita enlace inmediatamente si está comprometido
  • Crea nuevo enlace para usuarios legítimos
  • Monitorea acceso si estás preocupado

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Mejores Prácticas de Colaboración

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Planificando Acceso

    ┌────────────────────────────────────────┐
    │    LISTA DE VERIFICACIÓN DE ACCESO     │
    ├────────────────────────────────────────┤
    │                                        │
    │  ❓ ACLARAR                            │
    │     ├─ ¿Quién necesita acceso?        │
    │     ├─ ¿Qué deben ver?                │
    │     ├─ ¿Qué NO deben ver?             │
    │     └─ ¿Cuánto tiempo lo necesitan?   │
    │                                        │
    │  🎯 ELEGIR MÉTODO                      │
    │     ├─ Largo plazo → Invitar espacio  │
    │     ├─ Temporal → Compartir box       │
    │     ├─ General → Enlace público       │
    │     └─ Socios → Compartir box         │
    │                                        │
    └────────────────────────────────────────┘
Antes de compartir cualquier cosa, tómate un momento para aclarar tus necesidades. ¿Quién necesita acceso? ¿Qué contenido específico deben ver? Igualmente importante, ¿qué NO deben ver? ¿Cuánto tiempo necesitarán este acceso? Una vez que hayas respondido esas preguntas, elige el método correcto. Para miembros del equipo a largo plazo, invítales al espacio de trabajo. Para acceso temporal de proyecto, comparte un box específico. Para audiencias generales, usa un enlace público. Para socios externos, usa compartición a nivel de box para controlar exactamente qué pueden acceder.

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Comunicación

La documentación clara previene confusión. Documenta quién tiene acceso y por qué, mantén tu lista de acceso actual, y comunica cambios a tu equipo cuando los permisos cambien. Cuando invites personas, diles que han sido invitadas (más allá del correo automático). Incluye el propósito en la invitación para que entiendan el contexto. Explica qué pueden hacer con su nivel de acceso. Para configuraciones complejas, proporciona orientación de incorporación.

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Principios de Seguridad

    ╔════════════════════════════════════════╗
    ║     PRINCIPIOS DE SEGURIDAD            ║
    ╠════════════════════════════════════════╣
    ║                                        ║
    ║  🔐 Acceso Mínimo                      ║
    ║     └─ Solo lo que se necesita         ║
    ║                                        ║
    ║  📅 Revisiones Regulares               ║
    ║     ├─ Mensual: Verifica acceso        ║
    ║     ├─ Trimestral: Remueve inactivos   ║
    ║     └─ Anualmente: Auditoría completa  ║
    ║                                        ║
    ║  🔒 Contenido Sensible                 ║
    ║     └─ Espacios de trabajo separados   ║
    ║                                        ║
    ╚════════════════════════════════════════╝
Acceso Mínimo significa dar solo los permisos que la gente realmente necesita. No hagas a todos Administradores solo porque es más fácil. Usa Visor para roles de solo lectura y solo escala permisos cuando sea absolutamente necesario. Revisiones Regulares mantienen tu seguridad ajustada. Mensualmente, verifica quién tiene acceso a qué. Trimestralmente, remueve miembros inactivos que ya no lo necesitan. Anualmente, audita tu estructura de acceso completa. Y críticamente, cuando alguien se va de tu organización, remóvelos inmediatamente—no esperes. Contenido Sensible requiere cuidado extra. Limita incluso acceso de Visor para material confidencial. Considera usar espacios de trabajo separados para datos altamente restringidos. Deshabilita enlaces públicos para contenido sensible. Rastrea quién accede información de alto riesgo.

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Escenarios de Compartición Avanzada

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Configuración de Agencia Multi-Cliente

    ┌────────────────────────────────────────┐
    │   ESTRUCTURA DE ESPACIO DE AGENCIA      │
    ├────────────────────────────────────────┤
    │                                        │
    │  🏢 Espacio Principal: "Agencia"       │
    │     │                                  │
    │     ├─ 📦 Box: Cliente A (compartido)  │
    │     ├─ 📦 Box: Cliente B (compartido)  │
    │     ├─ 📦 Box: Cliente C (compartido)  │
    │     └─ 🔒 Box: Interno (privado)       │
    │                                        │
    │  Beneficios:                           │
    │     ✅ Clientes ven solo su contenido  │
    │     ✅ Fácil agregar/remover clientes  │
    │     ✅ Separación clara                │
    │                                        │
    └────────────────────────────────────────┘
Escenario: Eres una agencia gestionando diferentes clientes, cada uno con necesidades de acceso diferentes. Estructura: Crea un espacio de trabajo principal llamado “Agencia”. Adentro, crea un box separado para cada cliente. Comparte cada box de cliente con solo ese cliente específico usando el rol Visor. Mantén un box de estrategia interno completamente privado para los ojos del equipo. Beneficios: Los clientes ven solo su contenido, nunca viendo trabajo para otros clientes. Es fácil agregar nuevos clientes o remover antiguos. La separación del trabajo es cristal clara. El setup completo se ve profesional y organizado.

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Compartición de Departamento

    ┌────────────────────────────────────────┐
    │   ESTRUCTURA DE ESPACIO DE EMPRESA     │
    ├────────────────────────────────────────┤
    │                                        │
    │  🏢 Espacio Principal: "Nombre Empresa"│
    │     │                                  │
    │     ├─ 📦 Marketing (acceso equipo)    │
    │     ├─ 📦 Ingeniería (acceso equipo)   │
    │     ├─ 📦 Ventas (acceso equipo)       │
    │     └─ 📦 Ejecutiva (restringido)      │
    │                                        │
    │  Beneficios:                           │
    │     ✅ Departamentos organizados       │
    │     ✅ Colaboración fácil intra-equipo │
    │     ✅ Límites claros                  │
    │                                        │
    └────────────────────────────────────────┘
Escenario: Necesitas acceso específico de departamento dentro de tu empresa. Estructura: Configura un espacio de trabajo principal con tu nombre de empresa. Crea boxes separados para cada departamento—Marketing, Ingeniería, Ventas, etc. Comparte cada box de departamento con los miembros del equipo relevantes. Usa el rol Editor para contribuyentes activos y ten el Propietario o Administrador manteniendo supervisión en todos los departamentos. Beneficios: Los departamentos permanecen organizados en sus propios espacios. La colaboración es fácil dentro de cada equipo. Los límites entre departamentos son claros. El acceso está controlado pero no restrictivo.

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Documentación Pública

Escenario: Comparte documentación de producto, guías, artículos de ayuda públicamente Estructura:
  • Crea box público con documentación
  • Genera enlace público
  • Comparte enlace ampliamente
  • Sin inicio de sesión requerido para visores
  • Docs siempre actualizados
Beneficios:
  • Reduce tickets de soporte
  • Auto-servicio para usuarios
  • Apariencia profesional
  • Fácilmente actualizado
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