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Aprende cómo gestionar tu cuenta de BrainBox, crear y organizar espacios de trabajo, y gestionar miembros del equipo con los permisos correctos.

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Tu Cuenta

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Espacio de Trabajo Personal (“Yo”)

Cuando te registras, obtienes automáticamente un espacio de trabajo personal llamado “Yo”. Piensa en esto como tu espacio privado donde solo tú tienes acceso. Tu suscripción personal se aplica aquí, y todos los archivos permanecen privados a menos que los compartas explícitamente. Es perfecto para proyectos personales y probar características antes de implementarlas en tu equipo. Todos los archivos en tu espacio de trabajo personal son solo tuyos—otros miembros del equipo no pueden verlos incluso si eres parte de espacios de trabajo compartidos.

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Configuración de Cuenta

Para acceder a la configuración de tu cuenta, haz clic en el icono de tu perfil en la esquina superior derecha y selecciona “Configuración de Cuenta” o “Configuración”. Aquí puedes gestionar tu dirección de correo electrónico, actualizar la información de tu perfil y ajustar tus preferencias de datos.
No puedes cambiar tu contraseña. BrainBox usa autenticación de Google o Microsoft.

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Espacios de Trabajo

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¿Qué es un Espacio de Trabajo?

Un Espacio de Trabajo es un contenedor para organizar equipos, proyectos y contenido:
CaracterísticaPersonal (“Yo”)Espacio de Trabajo de Equipo
MiembrosSolo túMúltiples personas
Control de AccesoTú posees todoRoles Propietario/Administrador/Editor/Visor
ComparticiónManual por archivoPermisos a nivel de espacio de trabajo
FacturaciónTu plan personalFacturación separada del espacio de trabajo
Caso de UsoProyectos personalesColaboración en equipo

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Crear un Espacio de Trabajo

    ┌─────────────────────────────────────────┐
    │    FLUJO DE CREACIÓN DE ESPACIO         │
    ├─────────────────────────────────────────┤
    │                                         │
    │  1️⃣  Haz Clic en "Crear Espacio"        │
    │       ↓                                 │
    │  2️⃣  Nómbralo descriptivamente          │
    │       └─ "Equipo de Marketing Q4" ✅   │
    │       └─ "Espacio1" ❌                 │
    │       ↓                                 │
    │  3️⃣  Invita miembros (opcional)         │
    │       └─ Ingresa correos              │
    │       └─ Elige roles                   │
    │       ↓                                 │
    │  4️⃣  Espacio de trabajo listo           │
    │                                         │
    └─────────────────────────────────────────┘
Crear un espacio de trabajo es sencillo. Comienza buscando el botón “Crear Espacio de Trabajo” o ”+ Nuevo Espacio de Trabajo” y haz clic en él. A continuación, dale a tu espacio de trabajo un nombre descriptivo. Nombres buenos como “Equipo de Marketing Q4”, “Proyecto Alpha” o “Cliente ABC - 2025” te dicen inmediatamente qué contiene el espacio de trabajo. Evita nombres vagos como “Espacio1” que no significarán nada más adelante. Haz clic en “Crear” cuando hayas terminado. Si deseas invitar miembros del equipo de inmediato, haz clic en “Invitar Miembros” o “Agregar Personas”. Ingresa las direcciones de correo electrónico de tus miembros del equipo, elige su rol (consulta Roles y Permisos a continuación para obtener orientación) y haz clic en “Enviar Invitaciones”. Recibirán invitaciones por correo electrónico para unirse. Tu nuevo espacio de trabajo se crea y está listo para usar de inmediato, independientemente de si invitaste a alguien o no.

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Cambiar de Espacios de Trabajo

Cambiar entre espacios de trabajo es fácil. Mira el área superior izquierda o superior central donde verás el nombre de tu espacio de trabajo actual con una flecha desplegable junto a él. Haz clic en ella para ver una lista de todos tus espacios de trabajo y luego selecciona el que deseas. La interfaz se actualiza inmediatamente para mostrar el contenido de ese espacio de trabajo. También puedes cambiar desde la configuración haciendo clic en el nombre del espacio de trabajo y seleccionando tu espacio de trabajo deseado de la lista.

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Roles y Permisos

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Entendiendo Roles

BrainBox usa cuatro niveles de permiso:
RolCrear ArchivosCrear BoxesEditar ContenidoInvitar PersonasGestionar ConfiguraciónEliminar Box
Propietario✅✅✅✅✅✅
Administrador✅✅✅✅✅✅
Editor✅✅✅❌❌❌
Visor❌❌❌❌❌❌

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Detalles de Roles

El Propietario tiene control total del espacio de trabajo y puede invitar y remover miembros, gestionar toda la configuración, y eliminar boxes y archivos. Importantemente, solo hay un Propietario por espacio de trabajo—no se permite co-propiedad. El Propietario no puede ser removido a menos que transfiera la propiedad a alguien más primero. Los roles de Administrador tienen los mismos permisos que el Propietario y pueden gestionar el espacio de trabajo, su contenido e invitar o remover miembros. La diferencia clave es que los Administradores no pueden eliminar el espacio de trabajo en sí, y pueden ser agregados o removidos en cualquier momento. Editores son tus contribuyentes activos que pueden cargar y modificar archivos, crear y editar boxes, pero no pueden invitar personas ni cambiar permisos. Tampoco pueden eliminar boxes que no poseen, manteniendo tu estructura organizacional más segura. Visores tienen acceso de solo lectura. Pueden ver archivos y boxes e incluso hacer preguntas en el chat de IA, pero no pueden cargar ni modificar nada. Este rol es perfecto para partes interesadas que necesitan ver información pero no deberían cambiarla.

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Asignar Roles

Al invitar nuevos miembros, ve a Configuración del Espacio de Trabajo y haz clic en “Miembros”, luego presiona “Invitar” o “Agregar Miembro”. Ingresa su dirección de correo electrónico, selecciona el rol apropiado del menú desplegable y haz clic en “Enviar Invitación”. Es así de simple. Para cambiar el rol de un miembro existente, encuéntralo en la lista de Miembros, haz clic en su rol actual y selecciona el nuevo rol del desplegable. Los cambios se aplican inmediatamente sin demora alguna.

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Gestión de Miembros del Equipo

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Invitar Miembros del Equipo

1

Abre Configuración del Espacio

Haz clic en el nombre del espacio → “Configuración” o “Miembros”
2

Haz Clic en Invitar

Encuentra el botón “Invitar Miembros” o “Agregar Personas”
3

Ingresa Correo

Escribe la dirección de correo del miembro del equipo
4

Elige Rol

Selecciona Propietario, Administrador, Editor o Visor
5

Enviar

Haz clic en “Enviar Invitación”
Recibirán una invitación por correo electrónico. Una vez que la acepten, tienen acceso con el rol asignado.
Envía invitaciones múltiples veces si es necesario. Las invitaciones vencen después de 7 días si no se aceptan.

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Estado de Invitación

  • Pendiente: Invitación enviada, esperando aceptación
  • Activo: Miembro aceptó y tiene acceso
  • Expirado: Invitación no aceptada dentro de 7 días (reenvía si es necesario)

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Remover Miembros

  1. En la lista de Miembros, encuentra la persona
  2. Haz clic en “Remover” o el icono de papelera
  3. Confirma la remoción
  4. Pierden acceso inmediatamente al espacio de trabajo
Remover a alguien revoca todo su acceso. Los archivos que crearon permanecen en el espacio de trabajo y pertenecen al propietario del espacio.

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Gestión de Múltiples Miembros

Para equipos, la asignación clara de roles es esencial. Da a las personas los permisos mínimos que realmente necesitan para hacer sus trabajos—no hagas a todos Administradores solo porque es más fácil. Usa el rol Visor para partes interesadas que solo necesitan leer contenido, no modificarlo. Las revisiones regulares mantienen tu espacio de trabajo seguro. Trimestralmente, revisa quién tiene acceso a qué. Remueve miembros del equipo anterior prontamente y actualiza roles a medida que cambian las responsabilidades de las personas. Esto previene el arrastre de acceso donde las personas acumulan permisos que ya no necesitan. La documentación ayuda a todos a entender el sistema. Mantén una lista de miembros del equipo y sus roles, documenta tus políticas de acceso, y comunica claramente sobre permisos cuando realizas cambios. Esta transparencia previene confusión y brechas de seguridad.

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Configuración del Espacio de Trabajo

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Acceder a la Configuración del Espacio de Trabajo

  1. Haz clic en el desplegable del nombre del espacio de trabajo
  2. Selecciona “Configuración del Espacio” o “Configuración”

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Qué Puedes Gestionar

Configuración General
  • Nombre del espacio de trabajo
  • Estado (activo/inactivo)
  • Descripción
Miembros
  • Ver todos los miembros del equipo
  • Cambiar roles
  • Remover miembros
  • Enviar invitaciones
Facturación (Solo Administrador/Propietario)
  • Ver suscripción
  • Ver uso/cuotas
  • Gestionar información de facturación
Cuotas y Uso
  • Ver uso actual
  • Monitorear Unidades de Inteligencia
  • Rastrear espacio de almacenamiento
  • Ver páginas indexadas

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Estado del Espacio de Trabajo

Espacio de Trabajo Activo
  • Todos los miembros tienen acceso completo
  • Los archivos son buscables
  • El chat de IA funciona normalmente
Inactivo/Pausado
  • Útil para archivar proyectos antiguos
  • Los miembros aún tienen acceso (según el rol)
  • Puedes reactivar en cualquier momento

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Transferir Propiedad

Si te estás yendo o deseas transferir la propiedad:
1

Elige Nuevo Propietario

Selecciona un miembro Administrador existente
2

Cambia Rol

Ve a su perfil de miembro y cambia el rol a “Propietario”
3

Confirma

Ahora son el nuevo Propietario
4

Elimínate

Ahora puedes removerte a ti mismo del espacio de trabajo
Solo un Propietario permitido por espacio de trabajo. No puedes remover al último Propietario.

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Mejores Prácticas

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Organización

Crea espacios de trabajo separados para cada equipo o proyecto—Equipo de Marketing, Ingeniería, Cliente ABC, Proyecto Q4. Esta separación mantiene el trabajo organizado y hace que la gestión de permisos sea sencilla. Usa nombres descriptivos que te digan qué contiene el espacio de trabajo de un vistazo. “Lanzamiento de Producto 2025” es excelente; “Espacio1” no te dice nada. Tu equipo te lo agradecerá cuando cambien entre espacios de trabajo. Las asignaciones claras de roles siguen un patrón: el líder es el Propietario, los jefes de departamento se convierten en Administradores, los miembros del equipo obtienen acceso Editor, y las partes interesadas se convierten en Visores. Esta jerarquía tiene sentido y es fácil de recordar.

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Seguridad

Las revisiones regulares de acceso deben ocurrir mensualmente. Verifica la membresía del equipo, remueve miembros inactivos y actualiza roles a medida que cambian las responsabilidades de las personas. Esto previene la desviación de seguridad donde los permisos antiguos se acumulan. El principio de permisos mínimos significa que no hagas a todos Administradores solo porque sea conveniente. Usa Visor para acceso de solo lectura y limita el estado de Editor a personas que están contribuyendo activamente. Esto reduce tu superficie de seguridad. Documenta tus políticas manteniendo el control de acceso documentado, comunicando cambios a tu equipo y teniendo un proceso de aprobación para otorgar acceso. Esto crea responsabilidad y previene otorgamientos de permiso ad-hoc que eluden tu modelo de seguridad.
¿Listo para configurar tu equipo? Comienza creando un espacio de trabajo o invitando miembros. ¿Preguntas? Consulta Ayuda y Soporte.